Tout savoir sur la conservation des factures en auto-entreprise : durée, obligations et solutions

La gestion d’une auto-entreprise implique diverses obligations administratives, parmi lesquelles la facturation occupe une place primordiale. Au-delà de l’émission des factures conformes aux réglementations en vigueur, il est essentiel de comprendre les délais et les modalités de conservation de ces documents. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document qui atteste d’une transaction commerciale entre une entreprise et son client, qu’il soit un particulier ou un professionnel. Elle revêt une triple importance :

• Valeur juridique : La facture officialise la vente et constitue une preuve en cas de litige, permettant d’exercer un droit de créance.
• Valeur commerciale : Elle répertorie les conditions de la vente ainsi que les coordonnées des parties impliquées.
• Valeur comptable : La facture est indispensable pour la comptabilité de l’entreprise et constitue une preuve en cas de contrôle fiscal.

En tant qu’auto-entrepreneur, émettre des factures conformes est une étape cruciale de votre activité.

Combien de temps doit-on conserver ses factures ?

La conservation des factures est une obligation légale pour les auto-entrepreneurs, réglementée par la loi. Cette obligation vise à garantir la traçabilité des transactions commerciales et à permettre la vérification de la conformité fiscale et comptable de l’entreprise. Deux délais de conservation sont à prendre en considération, chacun relevant de différentes réglementations :

Délai de conservation selon la réglementation fiscale et économique

Selon l’article L102 B du livre des procédures fiscales et l’article L441-9 du Code de commerce, les auto-entrepreneurs sont tenus de conserver leurs factures pendant une durée de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur la facture ou de sa date d’émission. Ce délai de 6 ans est crucial car il correspond à la période durant laquelle l’administration fiscale peut procéder à un contrôle et demander la présentation des factures et des documents comptables.

Délai de conservation selon le code du commerce

En vertu de l’article L123-22 du Code de commerce, une durée de conservation plus longue est prévue. En effet, ce dernier impose aux auto-entrepreneurs de conserver leurs factures, ainsi que toutes les pièces justificatives et documents comptables, pendant une période de 10 ans. Ce délai plus étendu vise à assurer la préservation de toutes les informations comptables et financières de l’entreprise sur une période significative, permettant ainsi de répondre à d’éventuelles exigences légales ou administratives sur le long terme.

Recommandation de respecter le délai le plus long

Face à ces deux délais de conservation, il est recommandé aux auto-entrepreneurs de suivre le délai le plus long, soit celui de 10 ans imposé par le Code de commerce. En respectant ce délai étendu, les entrepreneurs peuvent garantir une conformité absolue de leur comptabilité et minimiser les risques en cas de contrôle fiscal ou administratif. De plus, le respect de cette période de conservation prolongée offre une sécurité supplémentaire en cas de litige ou de contentieux commercial, permettant ainsi de préserver les intérêts de l’entreprise sur le long terme.

En conclusion, la conservation des factures revêt une importance capitale pour les auto-entrepreneurs, non seulement pour des raisons légales, mais aussi pour assurer la transparence et la pérennité de leur activité commerciale. En respectant les délais de conservation imposés par la réglementation, les entrepreneurs peuvent garantir une gestion administrative et comptable rigoureuse, indispensable à la bonne santé financière de leur entreprise.

Où conserver ses factures ?

Il est primordial de stocker vos factures de manière adéquate. Actuellement, vous avez le choix entre deux options : le format papier et le format électronique.

Version papier

Les factures peuvent être réalisées à la main, mais il est de plus en plus courant de les générer de manière électronique. À partir de 2026, les auto-entrepreneurs seront tenus de produire toutes leurs factures au format électronique, ce qui simplifiera les échanges avec l’administration fiscale et contribuera à lutter contre la fraude.

Version électronique

Les factures électroniques peuvent être envoyées par email ou via un lien sécurisé sur Internet. Toutefois, il est nécessaire d’obtenir l’accord préalable du client pour leur envoi sous forme dématérialisée. Cet accord doit être formalisé, et il est important de conserver une preuve de la bonne réception de la facture par le client.

Quelle différence avec un duplicata de facture ?

Un duplicata de facture constitue une réédition exacte de la facture originale, qu’elle soit sous format papier ou électronique. Contrairement à une simple copie, un duplicata est officiellement certifié comme étant conforme à l’original, ce qui en fait un document légalement valide aux yeux de la loi. Lorsque des clients demandent un duplicata de facture, c’est souvent pour des raisons de sécurité ou de nécessité administrative. Ces duplicatas doivent être émis avec soin et accompagnés d’une mention spécifique stipulant qu’ils sont bel et bien des copies délivrées à la demande de l’acheteur, et non pas l’original de la facture.

Cette mention est essentielle car elle atteste de l’authenticité du duplicata et de sa conformité à la facture originale. En certifiant que le duplicata est délivré à la demande expresse de l’acheteur, les entreprises s’assurent de respecter les exigences légales en matière de documentation commerciale. De plus, cette mention permet de dissiper tout malentendu quant à la nature du document, en précisant clairement qu’il s’agit d’une copie et non pas de l’original de la facture.

Il est également important de souligner que les duplicatas de facture doivent reproduire fidèlement toutes les informations présentes sur la facture originale, sans omettre aucun détail ou élément essentiel. Ainsi, que ce soit sur support papier ou électronique, les duplicatas doivent refléter avec précision les conditions de la transaction commerciale, les montants facturés, ainsi que les coordonnées des parties impliquées.

Sanctions en cas d’erreur ou de non-respect des obligations

Des sanctions peuvent être appliquées en cas d’erreur sur les factures ou de non-respect des délais de conservation. Il est donc crucial de veiller à la précision des mentions obligatoires et à la méthode de conservation des factures.

Il existe deux types d’amendes :

• L’amende fiscale, dont le montant ne peut pas dépasser le quart du montant de la facture.
• L’amende administrative, pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

Il est important de noter que l’amende administrative peut être doublée en cas de récidive dans les deux ans suivant la première sanction.

Conditions à respecter pour réaliser une facture conforme

La réalisation d’une facture conforme en tant qu’auto-entrepreneur nécessite le respect de plusieurs conditions et mentions obligatoires. Tout d’abord, la facture doit être rédigée en français afin de respecter les exigences légales en vigueur en France. Cette langue garantit la clarté et la compréhension de la facture par toutes les parties concernées, facilitant ainsi les échanges commerciaux et la résolution éventuelle de litiges.

En outre, la facture doit être éditée en deux exemplaires : un pour le vendeur ou prestataire de services et un autre pour le client. Cette pratique permet de conserver une trace écrite de la transaction commerciale des deux côtés, renforçant ainsi la transparence et la fiabilité des échanges.

Parmi les mentions obligatoires à faire figurer sur la facture, on retrouve :

• La date d’émission de la facture, qui correspond à la date à laquelle elle a été établie par le vendeur ou le prestataire de services.
• Le numéro de la facture, qui doit être unique et servir de référence pour identifier la transaction commerciale.
• La date de vente des produits ou services, qui indique la date à laquelle la livraison des biens ou la prestation de services a été effectuée.
• L’identité complète du vendeur ou du prestataire de services, comprenant son nom, prénom, ainsi que les initiales “EI” ou les mots “Entrepreneur individuel” pour les auto-entrepreneurs, son adresse de facturation, ainsi que son numéro de SIRET ou SIREN.
• L’identité et les coordonnées complètes du client, incluant la dénomination sociale de l’entreprise ou le nom et prénom du particulier, ainsi que son adresse de facturation.
• La description détaillée des prestations ou des produits vendus, permettant d’identifier clairement les biens ou services faisant l’objet de la transaction.
• Le montant total à payer, exprimé à la fois hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) pour les entreprises assujetties à la TVA. En cas de franchise en base de TVA, il est essentiel de préciser cette information sur la facture.

En respectant ces conditions et en incluant toutes les mentions obligatoires, les auto-entrepreneurs peuvent émettre des factures conformes à la réglementation en vigueur, garantissant ainsi la validité et la légalité de leurs transactions commerciales.

Nouvelles mentions obligatoires à partir de juillet 2024

À partir du 1er juillet 2024, de nouvelles mentions seront obligatoires sur les factures, notamment le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison des biens, la catégorie de l’opération, et l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits. Ces nouvelles mentions ont été instaurées pour préparer les entrepreneurs à la généralisation de la facturation électronique.

Conclusion

La gestion administrative d’une auto-entreprise exige une attention particulière à la facturation, un élément central de toute activité commerciale. Au-delà de son rôle transactionnel, la facture confère une valeur juridique, commerciale et comptable, étant indispensable à la tenue de la comptabilité de l’entreprise.

La conservation des factures est une obligation légale pour les auto-entrepreneurs, réglementée par des délais imposés par la loi. En respectant le délai le plus long, soit 10 ans selon le Code de commerce, les entrepreneurs garantissent la conformité de leur comptabilité et minimisent les risques en cas de contrôle fiscal ou administratif.

La distinction entre une facture originale et un duplicata est essentielle pour assurer la validité des documents commerciaux. Les auto-entrepreneurs doivent veiller à ce que les duplicatas soient certifiés conformes à l’original et accompagnés d’une mention spécifique, garantissant ainsi leur authenticité aux yeux de la loi. En somme, une gestion efficace de la facturation, incluant la conservation appropriée des documents et le respect des obligations légales, est essentielle pour assurer la transparence, la légalité et la pérennité de l’activité commerciale des auto-entrepreneurs.